Sprawozdanie ADR - krótki poradnik i wzór do pobrania

Sprawozdanie ADR

Sprawozdanie ADR (roczne sprawozdanie z działalności w zakresie przewozu towarów niebezpiecznych) to jeden z najważniejszych dokumentów w dokumentacji przewozu towarów niebezpiecznych. Jest to nie tylko „obowiązek”, ale również narzędzie kontroli, podsumowanie statystyczne a osobiście traktuje je jako potwierdzenie jakości procedur i gotowości firmy będącej uczestnikiem transportu towarów niebezpiecznych. 

Podstawę stanowią przepisy ustawy oraz urzędowy wzór formularza i instrukcja jego wypełniania. 

Ustawa 2011 o przewozie towarów niebezpiecznych. 

Rozporządzenie w sprawie wzoru sprawozdania ADR.

Sprawozdanie ADR to roczny dokument podsumowujący:

• jakie towary niebezpieczne były w firmie obsługiwane,

• w jakich ilościach i w jakich operacjach (np. nadawanie, pakowanie, napełnianie, załadunek, przewóz, rozładunek),

• czy wystąpiły wypadki lub awarie oraz czy wymagały raportowania zgodnie z 1.8.5.3 ADR/RID/ADN,

• jakie towary dużego ryzyka brały udział w operacjach transportowych

W praktyce sprawozdanie ADR służy:

• organom nadzoru – do oceny ryzyka i planowania kontroli,

• przedsiębiorstwu – do uporządkowania danych, wykazania należytej staranności i poprawy bezpieczeństwa,

• doradcy ADR – do udokumentowania nadzoru nad zgodnością i pracy doradczej (DGSA). 

Do kogo jest adresowane sprawozdanie ADR?

• przewóz drogowy (ADR) → właściwy Wojewódzki Inspektor Transportu Drogowego (wg siedziby działalności  uczestnika transportu składającego sprawozdanie.

Termin: do kiedy składa się sprawozdanie ADR?

Sprawozdanie ADR wysyła się do 28 lutego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie. Liczy się data stempla pocztowego. Wysyłając pocztą zaleca się potwierdzenie odbioru dokumentu.

Sprawozdanie sporządzone powinno być w trzech jednakowych egzemplarzach. Pomimo, iż w ustawie jest mowa o dwóch to w praktyce wykonuję się trzy dokumenty. Drugi egzemplarz należy przechowywać w firmie przez 5 lat. Trzeci przechowywany jest przez doradcę ADR, który to sprawozdanie sporządził.

Kto ma obowiązek sporządzić sprawozdanie ADR?

Obowiązek dotyczy uczestnika przewozu towarów niebezpiecznych, który podlega obowiązkowi wyznaczenia doradcy ADR. Ustawa wskazuje wprost, że uczestnik ma obowiązek złożyć roczne sprawozdanie a doradca przygotowuje je w trzech egzemplarzach, podpisuje i podaje numer świadectwa doradcy. 

W przypadku wyznaczenia więcej niż jednego doradcy roczne sprawozdanie sporządza jeden z wyznaczonych doradców, wskazany przez uczestnika przewozu towarów niebezpiecznych.

W praktyce „uczestnik przewozu” to nie tylko przewoźnik. W drogowych przewozach ADR będą to także podmioty takie jak nadawca, pakujący, napełniający, załadowca i rozładowca.

Kiedy nie trzeba składać sprawozdania ADR?

Najważniejsza zasada praktyczna:

✅ Jeśli firma ma obowiązek wyznaczać doradcę ADR – co do zasady składa roczne sprawozdanie ADR.

✅Ustawa mówi, że obowiązek wyznaczenia doradcy nie dotyczy uczestników wykonujących przewóz towarów niebezpiecznych każdorazowo w ilościach mniejszych niż określone w ADR/RID/ADN. Obowiązek ten nie dotyczy również pozostałych uczestników transportu którzy wykonują operacje transportowe i ilościach wyłączonych. Brak obowiązku wyznaczenia doradcy ADR to brak obowiązku składania sprawozdania ADR.

✅Dodatkowo instrukcja formularza wskazuje, że sprawozdanie  nie obejmuje przewozów realizowanych w całości poza terytorium Polski.

✅Sprawozdanie nie obejmuje towarów niebezpiecznych zawartych w próżnych nieoczyszczonych opakowaniach, cysternach, kontenerach, pojazdach.

Uwaga praktyczna doradcy ADR: nawet gdy sprawozdanie jest „zerowe”, często doradcy sporządzają sprawozdanie a uczestnicy przewozu jest składają do WITD. Jest to wielokrotnie przedmiotem dyskusji i budzi zastrzeżenia co do sensu składania takiego dokumentu. Najczęściej wykonuje się to wtedy gdy w latach ubiegłych sprawozdanie było zasadne a to "zerowe" jest jakby zamknięciem pracy na towarach niebezpiecznych i potwierdzeniem braku wykonanych czynności przez uczestnika transportu. Kolejne "zerowe" w roku następnym już nie jest składane. Decyzja w sprawie podjęcia takiego działania oddawana jest przez doradcę ADR z reguły w ręce uczestnika transportu. 

Wzór sprawozdania ADR.

• określony jest w rozporządzeniu, które można pobrać pod tym linkiem:

Rozporządzenie w sprawie wzoru sprawozdania ADR.

1) Wybór zakresu

przewóz drogowy (część A),

2) Dane uczestnika

Nazwa (zgodnie z KRS/CEIDG), NIP, adres, telefon. 

3) Wypadki i awarie

Krótki opis zdarzeń z datą i miejscem oraz informacja, czy wymagany był raport do organu zgodnie z 1.8.5.3 ADR 

4) Część A (ADR) – ilości i operacje

Wpisuje się ilości towarów niebezpiecznych w rozbiciu na:

• klasy ADR,

• sposób przewozu (np. cysterna / sztuki przesyłek / luzem / MEMU),

• rodzaj operacji (nadawanie, pakowanie, napełnianie, załadunek, przewóz, rozładunek),

• numery UN towarów dużego ryzyka (wg ADR). 

Ilości i jednostki miar – jak liczyć do sprawozdania ADR?

To obszar, w którym najczęściej pojawiają się błędy, dlatego instrukcja jest bardzo konkretna.

Najważniejsze zasady (ADR – część A)

• Ilości podaje się w jednostkach zaokrąglonych do pełnych jedności (dla klasy 1 z dokładnością do 0,01) i zależnie od rodzaju towaru, np.:

• przedmioty: masa brutto (kg),

• klasa 1 - masa netto materiału wybuchowego (kg),

• ciecze - litry, jeżeli to nie możliwe to masa brutto w kilogramach

• gazy sprężone - litry - pojemność wodna opakowań
• gazy skroplone - masa brutto w kilogramach
• klasa 7 - Bq (aktywność) lub zamiennie g (materiał rozszczepialny). 

Jednostkę trzeba podać obowiązkowo przy każdej wartości. 

Jeśli w jednej pozycji formularza wychodzą dane cząstkowe w różnych jednostkach – wpisuje się je w tej samej rubryce, jedne pod drugimi, z opisem jednostek. 

Towary dużego ryzyka w ADR podaje się osobno dla każdego numeru UN. 

Najważniejsze założenia z instrukcji wypełniania (checklista doradcy ADR)

Instrukcja formularza wskazuje kilka „twardych” reguł, które zawsze wdrażam w firmach:

• Formularz papierowy wypełnia się czytelnie, dopuszczalnie odręcznie (niebieskim), maszynowo lub komputerowo. 

• Ilości wpisuje się osobno dla każdej klasy (w kolejności klas). 

• W niewypełnionych rubrykach wstawia się znak „X” (to ważne na kontroli). 

• Podpis doradcy i podpis uczestnika składa się odpowiednich polach. 

• Do sprawozdania dołączam krótki opis będący potwierdzeniem obecności w firmie, nadzoru nad czynnościami będącymi moim obowiązkiem wynikającym z Umowy ADR.

• W sytuacji sporządzania sprawozdania dla firmy, która nie wyznaczyła mnie na doradcę ADR a jedynie wykonuję dokument w ramach jednorazowej usługi, zamieszczam taką informację w odpowiednim polu na pierwszej stronie.

Co grozi za brak sprawozdania ADR?

Spóźnienie albo brak sprawozdania ADR jest łatwe do udowodnienia i często kończy się sankcją. W taryfikatorze kar przewidziano kwoty za nieprzesłanie w terminie rocznego sprawozdania w zależności od opóźnienia: 200 / 2000 / 5000 zł. 

Dodatkowo ustawa wskazuje, że rażącym naruszeniem może być w szczególności nieprzygotowanie rocznego sprawozdania, co może skutkować konsekwencjami wobec doradcy (np. cofnięcie świadectwa). 

Praktyka pokazuje, że spóźnienia w składaniu sprawozdania skutkują dodatkowo kontrolami w firmach.

Podsumowanie.

Sprawozdanie ADR to roczne, obowiązkowe (dla podmiotów objętych obowiązkiem wyznaczenia doradcy DGSA) podsumowanie ilości i rodzaju działań z towarami niebezpiecznymi oraz zdarzeń awaryjnych. Składa się je do 28 lutego, do właściwego organu WITD, na urzędowym formularzu, z zachowaniem zasad liczenia ilości i jednostek oraz wymaganych podpisów. 

Skontaktuj się ze mną – pomogę przygotować się do sprawozdania, doradzę w kwestiach zasadności składania tego dokumentu a w razie potrzeby otoczę Twoją firmę opieką w celu bezpiecznego i zgodnego z prawem wykonywania wszystkich czynności związanych z transportem.

Kontakt w sprawie obsługi ADR oraz sprawozdania ADR:

Piotr Jachym – Doradca ADR

📞 Tel.: 512 333 080

📧 E-mail: pjachym.adr@gmail.com

Skontaktuj się ze mną

SUPPORT

Piotr Jachym

piotr.jachym@doradztwo-adr.pl

pjachym.adr@gmail.com

+48  512 333 080